Digitalisierung der Warenwirtschaft: Mehr Fortschritt wagen

… meint IT-Experte Georg Weiß. In augenoptischen Betrieben hat die Digitalisierung längst nicht den Stand erreicht, den sie haben sollte. Insbesondere was die Aufbereitung der Warenkataloge betrifft, hinkt die Digitalisierung hier oft hinterher. Dabei ginge alles viel einfacher und besser.

Man kann es kaum mehr hören: Corona als Beschleuniger der Digitalisierung. Im Zusammenhang mit der Pandemie bekam das Thema in nahezu allen Geschäftsbereichen Aufmerksamkeit, auch in der Augenoptik. Die Pandemie hat den digitalen Wandel vorangetrieben, war vielfach zu lesen. Doch sind die dabei genannten „digitalen Neuheiten“ wirklich so neu? Was hat sich in den letzten Monaten tatsächlich verändert?

War das schon alles?

Online-Terminvereinbarung, Online-Meeting-Plattformen und Homeoffice kommen längst in vielen Geschäftsbereichen zum Einsatz, konnten also problemlos einfach genutzt werden und haben nun „notgedrungen“ – so möchte man fast sagen – Einzug auch in die Augenoptik gehalten. Spezielle branchenspezifische Vorteile sind damit zunächst nicht verbunden. Im Vergleich zu anderen Branchen sind sie eher gering. Augenoptikgeschäfte konnten während des Lockdowns weitgehend geöffnet bleiben, bei den Lieferanten arbeiten Mitarbeiter nun auch im Homeoffice. War das schon alles?

Manche Unternehmen in der Augenoptik haben den Handlungsbedarf und die Chancen des Digitalen für die Zukunft erkannt und arbeiten emsig an der Umsetzung, andere verharren hingegen noch in der Warteposition, zögern, verlieren Zeit.

Bei den einzelnen für die Branche relevanten Warengruppen gibt es ebenso Unterschiede im Grad der Digitalisierung. So ist es bei Brillengläsern und Kontaktlinsen inklusive Pflegemittel schon lange selbstverständlich, dass Augenoptiker*innen das aktuelle Produktangebot der Lieferanten automatisch digital in ihren Warensystemen verfügbar haben. Die Bestellung erfolgt per Knopfdruck, der Augenoptiker kann den Stand seiner Bestellungen elektronisch nachverfolgen.

Im Gegensatz dazu scheint im Bereich Korrektionsfassungen und Sonnenbrillen bei vielen die Zeit im letzten Jahrtausend stehen geblieben zu sein. Augenoptiker*innen bestellen hauptsächlich über den Außendienst, der die Bestellung mit dem Tablett erfasst und an die Zentrale weiterleitet. Kommt die gelieferte Ware, wird sie manuell erfasst. Ein Mitarbeiter tippt den Lieferschein ab. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und im digitalen Zeitalter völlig überflüssig.

Königsweg: Digitalisierung und Standardisierung

Überflüssig, denn längst gibt es neue, bessere Möglichkeiten. Grundvoraussetzung für die Optimierung vieler dieser Prozesse ist die Lieferung von „digitalen Katalogen“. Gemeint sind hier nicht PDF oder csv/Excellisten, sondern Produktkataloge im von Look4 gemeinsam mit dem Industrieverband Spectaris entwickelten Spectaris-XML-Standard.

Ein Augenoptiker muss sie auch nicht bei jedem Lieferanten einzeln anfragen, sondern kann sie nach einmaliger Anmeldung an einem Service-Portal kostenlos in die Branchensoftware übernehmen. Gibt es neue Katalog-Versionen, wird er automatisch informiert. Für die getätigten Bestellungen wird bei Auslieferung ein digitaler Lieferschein (ASN) an die AO-Software des Augenoptikers gesendet. Bei Eingang der Lieferung kann er die Ware per Knopfdruck oder Barcodeleser bequem, schnell und fehlerfrei einbuchen.

Standardisierte digitale Artikeldaten sind Voraussetzung und Basis auch anderer zukunftsweisender Anwendungen wie etwa den Betrieb eines Onlineshops. Hier werden dann zusätzliche Informationen benötigt. Standardisierte Suchkriterien erlauben die Suche nach Farben (Rot/Grün/Blau), Zielgruppen (Damen/Herren/Kinder), Materialien (Kunststoff/Metall/Holz) und unterschiedlichen Größen.

Eine weitere wichtige Information ist die Verfügbarkeit des jeweiligen Produktes. Nicht mehr lieferbare Artikelvarianten sollten Augenoptiker*innen erst gar nicht anbieten. Das führt nur zu Irritation und Verdruss beim Endverbraucher. Im Katalog kann der Lieferant stattdessen ein Auslaufdatum setzen, sodass eine nicht mehr lieferbare Fassungsvariante automatisch im Webshop oder Onlinekatalog als Auslaufmodell gekennzeichnet ist oder überhaupt nicht mehr angezeigt wird.

Lieferant und Augenoptiker digital verbunden

Wir von Look4 kümmern uns seit 20 Jahren um solche verbindlichen Standards mit dem Ziel: Vereinfachung, Zeitersparnis, mehr betriebliche Effizienz. Insbesondere stellen wir die benötigte Infrastruktur für den umfassenden Datenaustausch für alle Warengruppen (Gläser, Kontaktlinsen, Fassungen und Sonnenbrillen sowie sonstige optische Handelswaren) zur Verfügung. Das Portal www.look4optics.com vereinfacht die Kommunikationswege zwischen Augenoptiker*innen und Lieferanten. Derzeit nutzen über 30 Augenoptiker-Software-Programme unsere Webservices und bieten damit Augenoptiker*innen den Datenaustausch über eine einzige Plattform.

Die Lieferanten auf der anderen Seite erreichen mit nur einer Anbindung ans Look4optics-Portal nahezu alle ihre Kunden. Modulare Lösungen und umfangreiche Tools ermöglichen den einfachen und kostengünstigen Einstieg ins digitale Zeitalter, vom digitalen Katalog über Online-Bestellung, elektronische Lieferscheine bis hin zur digitalen Rechnung.

Mehr digitale Kundenkommunikation

Derzeit sind es in der Augenoptik vor allem die größeren Player am Markt, die das Thema vorantreiben. Hier sind die positiven Effekte besonders bemerkbar. Doch auch für mittlere und kleinere Unternehmen bieten sich Chancen. Eine ihrer wesentlichen Stärken liegt darin, dass sie oft flexibler auf Veränderungen reagieren können. Um diesen Vorteil nutzen zu können, spielt gerade die Digitalisierung eine immer wichtigere Rolle.

So gibt es aus anderen Branchen interessante Lösungen für effiziente, umsatzsteigernde Kundenkommunikation, die auch in der Augenoptik Verwendung finden können. Dazu gehören digitale Unterstützung bei der Beratung, umfassende mediale Informationsaufbereitung für einzelne Zielgruppen oder zu Produkt-Features (zum Beispiel Videos). Hier eröffnet sich ein faszinierendes Feld für neue Anwendungen von Apps bis zu interaktiven Verkaufsflächen. Doch für eine erfolgreiche Durchführung und Nutzung braucht es hier digitale Daten, eine gute Infrastruktur, Kreativität und ganz entscheidend das richtige „Tun“.

Digitalisierung als Branchenaufgabe

Was ist wichtig, dass das auch für eine ganze Branche funktioniert? Der komplette Ablauf muss vereinheitlicht werden, also standardisiert sein, und zwar auf unterschiedlichen Ebenen. Die Kommunikationsstrukturen müssen so einfach wie möglich sein. Erfolgsfaktoren dabei sind:

1. Einheitliche Datenstrukturen: Standard-Formate und standardisierte Übertragungswege
2. Geprüfte und qualitativ hochwertige Daten: Fehlerfreie und vollständige Inhalte durch Konsistenz-Prüfungen und Qualitätschecks
3. Datensicherheit: Authentifizierung und sichere Datenübertragung
4. Kontinuierliche Entwicklungsprozesse

Nachfragen und loslegen

Von der Digitalisierung profitieren alle Beteiligten. Denn die Prozesse werden dadurch schneller, sicherer und fehlerfrei(er), automatisiert und damit bequemer. Und es werden Kosten eingespart. Zudem steigt mit mehr Informationsfluss auch die Qualität. Und nicht zuletzt: Digitalisierung bildet die Basis für weitere Innovationen. Mit der Anzahl der Nutzer steigt die Attraktivität von Programmen, es entstehen neue Ideen und Anwendungen.

Augenoptiker*innen sollten den Anschluss an die Digitalisierung nicht verpassen, bei Lieferanten und Softwarehäusern nachfragen, welche Services angeboten werden und dann loslegen. Nicht nur in der Politik, sondern auch in unserer Branche gilt jetzt das Motto: Mehr Fortschritt wagen! ///

 

Georg Weiß ist Geschäftsführer von Look4 Company mit Sitz in Freiburg. Look4 Company ist spezialisiert auf IT-Dienstleistungen für die optische Industrie und betreibt das führende europäische Portal zur Optimierung der Geschäftsprozesse in der Augenoptik.

 

 

Wie digital ist die deutsche Wirtschaft?

Die Durchdringung von Wirtschaft und Gesellschaft mit Informations-Technologien ist keine neue Entwicklung.

Doch bei der aktuellen Digitalisierungswelle handelt es sich um einen tiefgreifenden Prozess, der zu starken Veränderungen in Wirtschaft und Gesellschaft führt. Die Situation in Deutschland ist hier unbefriedigend. 302 Mrd. Euro haben mittelständische Unternehmen im ersten Corona-Jahr über digitale Vertriebswege erlöst, 24 Prozent mehr als 2019. Doch jeder dritte Mittelständler kann den Bedarf an Digitalkompetenzen im Moment nicht decken, so das KfW-Mittelstandspanel.

Was die Integration digitaler Technologien betrifft, ist die deutsche Wirtschaft insgesamt schlecht aufgestellt. Im europäischen Vergleich steht Deutschland hier an 18. Stelle. Laut Monitoring-Report Wirtschaft Digital verfügt das Land über keine besonderen digitalisierungsspezifischen Stärken. Die unschöne Folge davon: eine ausgeprägte Exportschwäche bei Informationstechnologien.

/// Jürgen Bräunlein

 

 

Artikel aus der eyebizz 1.2022 (Dezember/Januar)